招商局漳州開發(fā)區(qū)社區(qū)基金會項目管理辦法
第一章 總則
??第一條 為加強招商局漳州開發(fā)區(qū)社區(qū)基金會(以下簡稱“基金會”)的項目管理，提高項目的質(zhì)量、效率和一致性，建立科學、規(guī)范、高效的管理模式，保障捐贈方、基金會和受益方的合法權(quán)益，根據(jù)國務院《基金會管理條例》和《招商局漳州開發(fā)區(qū)社區(qū)基金會章程》，制定本辦法。
??第二條 基金會的項目選擇與實施堅持公開、公平、透明的原則，最大限度地發(fā)揮慈善公益效應。
??第三條 項目定義
??(一)合作項目: 指由基金會根據(jù)本辦法對合作方予以資助，并由合作方實際執(zhí)行的慈善公益項目;
??(二)自行開展項目：指由基金會根據(jù)本辦法自行直接組織、策劃和實施的慈善公益項目。
??第四條 本管理辦法適用于基金會所有項目之管理。
??第五條 項目應符合國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定，符合基金會章程規(guī)定的宗旨、目的和業(yè)務范圍，同時考慮受益人的需求。
第二章 項目管理
??第六條 基金會項目規(guī)劃管理部(以下簡稱“項目部”)與項目合作伙伴協(xié)商，或通過網(wǎng)站等渠道向社會公開發(fā)布的方式，每年征集項目意向書，及/或自行組織和策劃項目意向書，整合及形成初審意見。由秘書處根據(jù)項目部初審意見編制年度計劃預算，報秘書長審核，經(jīng)理事會審批后予以公示。
??第七條 年度計劃外的預算，按資金額度分級審批：
??(一)80萬元人民幣(不含)以上的項目，由秘書處提出申請，秘書長審核，報執(zhí)行副理事長初審后，報理事會審批;
??(二)80萬元人民幣(含)以下，5萬元人民幣(不含)以上的，由秘書處提出申請，秘書長審核，報執(zhí)行副理事長初審后，理事會授權(quán)理事長審批;
??(三)5萬元人民幣以下(含)，由秘書處提出申請，秘書長初審后，理事會授權(quán)執(zhí)行副理事長審批。
??第八條 項目方案是項目部根據(jù)已獲審批的年度計劃或年度計劃外預算，組織申請機構(gòu)編制，根據(jù)本辦法報送核批的具體項目執(zhí)行方案。
??由基金會自行開展的項目，基金會項目部為申請機構(gòu)和執(zhí)行機構(gòu)，應遵守本辦法的相關規(guī)定。
第三章 項目方案申報與核批
??第九條 項目方案申報，申請機構(gòu)或團體應符合下列條
??件：
??(一)依法注冊且有效存續(xù)或具備完全民事行為能力的志愿者組成的團體，近三年內(nèi)無不良記錄;
??(二)有詳細科學的項目建議書;
??(三)有符合項目管理要求的執(zhí)行團隊和管理機制;
??(四)配備專業(yè)財務人員，財務管理規(guī)范，能保證專項核算、?？顚Ｓ谩?/p>
??第十條 項目方案申報須填寫基金會項目建議書，項目建議書包括但不限于以下內(nèi)容：
??(一)項目名稱、申請機構(gòu)或團隊的介紹，包括機構(gòu)或團隊的類型、性質(zhì)、使命與愿景、受助對象、組織架構(gòu)、人員情況、正在開展的項目和已經(jīng)完成的項目情況介紹等;
??(二)項目執(zhí)行團隊介紹，包括申請機構(gòu)或團隊負責人和項目團隊主要成員簡歷和相關資質(zhì)證明，以及成員在項目中的職責與分工等;
??(三)項目賬戶信息和資金管理流程;
??(四)項目介紹，包括項目的立項依據(jù)，實施時間、地點、周期、方法、主要活動，和受助人群等;
??(五)項目預算和項目執(zhí)行時間表;
??(六)項目實施所要達到的預期效果和評估指標;
??(七)項目監(jiān)測評估及檔案管理。
??第十一條 申請機構(gòu)如已注冊須提交主體資質(zhì)證明、機構(gòu)章程等內(nèi)部管理文件以及其他必要文件;如還未注冊的機構(gòu)或團隊，需提交相關證明文件以及其他必要文件。
??第十二條 一年期(含本數(shù))以下項目，須提交項目本年度方案;一年期以上項目，須提交項目整體方案和本年度方案。
??第十三條 基金會項目部工作人員負責對項目方案進行初審，初審時應考慮如下因素：
??(一)申請機構(gòu)或團隊是否具備實施項目相關資質(zhì);
??(二)項目設計是否符合基金會的戰(zhàn)略和年度計劃;
??(三)項目團隊的執(zhí)行能力;
??(四)項目的可操作性和可推廣性;
??(五)對項目慈善公益效果的預期評價。
??初審是項目方案評審的關鍵環(huán)節(jié)，項目部工作人員收到申請文件后，應通過約談、訪談、現(xiàn)場調(diào)查等方式進一步了解申報項目方案的詳細情況。對首次申請的項目方案，應重點審核項目團隊的執(zhí)行能力和預期慈善公益效果。
??第十四條 項目部工作人員對項目方案初審通過后，提交秘書處進行復審。秘書處根據(jù)項目情況可安排調(diào)研或復審會，復審會成員由公關部、財務部、法務部的工作人員組成，會議由秘書長或其授權(quán)人主持，由項目部邀請申請方陳述，必要時可邀請外部專家參與。
??第十五條 項目方案評審中，基金會可根據(jù)需要，要求申請機構(gòu)對申報項目進行補充說明或提交補充資料。
??第十六條 復審通過的項目方案，由項目部根據(jù)預算額度，按以下分級提交核批：
??(一)年度預算10萬元人民幣(不含)以上項目，經(jīng)秘書處報理事長核批;
??(二)年度預算10萬元人民幣(含)以下項目，經(jīng)秘書處報執(zhí)行副理事長核批;
??第十七條 對于第十六條的項目方案核批，項目部門應當提交所有項目相關的材料予以審核，并根據(jù)核批要求補充相應的材料。
??第十八條 已完成核批程序的項目方案，由基金會與申請機構(gòu)簽訂《項目合作協(xié)議》或《捐贈協(xié)議》，并將項目方案作為必須之附件。
??第十九條 年度計劃內(nèi)及年度計劃外的項目方案申報與核批，均適用本章有關的規(guī)定。
第四章 項目財務
??第二十條 項目撥款計劃由基金會項目工作人員與項目執(zhí)行機構(gòu)根據(jù)項目活動周期協(xié)商安排，并在《項目合作協(xié)議》或《捐贈協(xié)議》中作出相應的約定，可視乎項目需要以一次性或分批撥付。
??第二十一條 首批資金于項目協(xié)議簽訂后撥付。若需分批撥付，后續(xù)資金根據(jù)項目實際進展情況撥付，撥付時執(zhí)行機構(gòu)須提交項目進展報告和財務報告。必要時酌情保留項目預算的5%至10%作為尾款，于執(zhí)行機構(gòu)提交驗收合格的結(jié)案報告后予以撥付。
??第二十二條 因自然災害等突發(fā)性原因發(fā)生的資助項目、額度特別小的資助項目等可根據(jù)具體情況決定付款的時間、次數(shù)及比例。
??第二十三條 項目部工作人員根據(jù)項目協(xié)議約定時間，在符合項目撥款條件的前提下，根據(jù)第十六條分級核批原則，以簽報方式報送核批，填寫付款申請單，并跟蹤撥款流程。
??第二十四條 基金會財務部在收到完整的撥款核批材料后方可安排撥款，完成核批后的撥款時間一般不超過十五個工作日。
??第二十五條 收到項目撥款后，項目部工作人員應要求項目執(zhí)行機構(gòu)在十五個工作日內(nèi)向基金會財務部提供合法合規(guī)票據(jù)。
第五章 項目執(zhí)行
??第二十六條 項目執(zhí)行機構(gòu)應制定嚴格的項目管理制度，建立高效的項目執(zhí)行團隊，認真履行項目協(xié)議。
??第二十七條 項目執(zhí)行機構(gòu)應當按照項目協(xié)議的約定，落實配套資金及配套條件，并嚴格執(zhí)行項目資金預算。
??第二十八條 建立項目定期報告制度：
??(一)執(zhí)行機構(gòu)須在12月底前提交當年項目年度報告;
??(二)分批撥付的項目，在撥付前須提交已撥付款項的財務報告和進展報告;
??(三)項目完成后，應提交項目結(jié)案報告和結(jié)案財務報告。項目結(jié)案報告應包括如下內(nèi)容：項目基本情況、執(zhí)行情況、受益方情況、慈善公益效益評估等。
??第二十九條 基金會項目部工作人員具體負責項目的前期調(diào)查、篩選、項目編制、簽約、實施和監(jiān)督管理等事宜。
??第三十條 項目部工作人員應通過電話、電郵等方式與執(zhí)行機構(gòu)保持積極有效的日常溝通，及時跟進、了解項目進展情況，確保項目的順利實施。
??項目部工作人員應促使及監(jiān)督項目執(zhí)行機構(gòu)遵照本辦法的相關規(guī)定執(zhí)行項目，并在有關協(xié)議中予以落實相關要求，促使及監(jiān)督項目執(zhí)行機構(gòu)根據(jù)協(xié)議履行義務，按照約定方式使用資金。對于自行開展的項目，有關的監(jiān)督職能相應由秘書處履行。
??第三十一條 項目部工作人員可根據(jù)需要，與項目執(zhí)行機構(gòu)溝通后對項目實施情況進行現(xiàn)場檢查，必要時可聘請外部專家進行協(xié)助，執(zhí)行機構(gòu)應積極配合。
??第三十二條 檢查完畢后，項目部工作人員應負責填寫檢查報告，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，報基金會秘書處審核同意后向項目執(zhí)行機構(gòu)提出并要求落實整改建議。
??第三十三條 基金會根據(jù)國家相關規(guī)定定期或不定期對資助項目進行財務檢查，對重大項目實施專項審計。
??第三十四條 項目的調(diào)整及終止：
??(一)如項目因所處自然、社會環(huán)境等因素(如自然災害、政策變動)，而導致項目需要調(diào)整或終止的，項目執(zhí)行機構(gòu)須報基金會審核批準;
??(二)項目如需延期六個月內(nèi)(不含本數(shù))，由秘書長批準;如需延期六個月以上(含本數(shù))，由執(zhí)行副理事長批準;
??(三)如項目總體預算需上調(diào)，根據(jù)本辦法第七條年度計劃外預算的規(guī)定，項目部工作人員協(xié)助項目執(zhí)行機構(gòu)編制有關書面方案及提供相關證明材料，分級報執(zhí)行副理事長、理事長或理事會批準;
??(四)項目預算中直接捐贈科目預算不得調(diào)整到項目執(zhí)行或項目管理科目中;
??(五)在不影響項目整體產(chǎn)出的前提下，直接捐贈、執(zhí)行或管理科目內(nèi)(間)預算變更：1、不超過原二級科目預算金額10%(含本數(shù))的調(diào)整，由執(zhí)行機構(gòu)自行變更，變更后及時向項目官員報備;2、超過10%(不含本數(shù))，不超過20%(含本數(shù))的調(diào)整，須報基金會，由秘書長批準后執(zhí)行;3、超過20%(不含本數(shù))的調(diào)整，須報基金會，由執(zhí)行副理事長批準后執(zhí)行;
??(六)項目終止須提交書面申請，根據(jù)項目預算額度，報基金會逐級審批;
??(七)因項目的調(diào)整或終止，已撥付資金或財產(chǎn)如有剩余的，項目執(zhí)行機構(gòu)應當于調(diào)整或終止后的二十個工作日內(nèi)退回基金會。本條不適用于項目執(zhí)行機構(gòu)違約的情形。
??第三十五條 項目結(jié)項后，如有資金結(jié)余，項目執(zhí)行機構(gòu)應退還至基金會，或者由執(zhí)行機構(gòu)將結(jié)余資金用于與原公益目的相近似的目的，但執(zhí)行機構(gòu)應當向基金會提交《項目結(jié)余資金使用申請書》及《項目結(jié)余資金使用預算申請表》，經(jīng)基金會批準后可使用結(jié)余資金。結(jié)余資金使用周期原則上不超過六個月，執(zhí)行結(jié)束后，執(zhí)行機構(gòu)須提交《項目結(jié)余資金使用情況報告》及《項目結(jié)余資金使用報表》。
??第三十六條 因項目執(zhí)行機構(gòu)違反協(xié)議，導致資金被濫用、項目無法妥善完成或項目的目的無法達到，基金會應追究有關機構(gòu)的違約責任及/或其他法律上的責任。
??如因上述違約引致項目或協(xié)議的調(diào)整或終止，基金會應當要求項目執(zhí)行機構(gòu)根據(jù)協(xié)議退回相應的款項，并賠償有關的損失。
第六章 項目檔案
??第三十七條 基金會設專員負責項目的檔案管理工作，項目部工作人員負責項目檔案編制。在項目啟動后，項目部工作人員應立即設立項目檔案管理清單，并按期收集整理好檔案交檔案專員管理，檔案專員負責督促項目檔案的定期歸檔，并永久保存。
??第三十八條 項目檔案是在項目的申請、評審、實施、監(jiān)督管理過程中直接形成、具有一定的保存價值、體現(xiàn)為文字、圖表、聲像、電子數(shù)碼等不同形式、不同載體的歷史紀錄。
??第三十九條 項目檔案至少應包括如下內(nèi)容：項目申請文件、評審文件、項目建議書、監(jiān)督檢查報告、項目定期報告(進展報告和財務報告)、結(jié)案報告等。項目檔案應包括電子檔案和紙質(zhì)檔案，兩套檔案同時備存。
??第四十條 根據(jù)相關的法律、法規(guī)和制度，如有特定的檔案管理要求，檔案管理專員、項目部工作人員須嚴格予以遵守及適用。
第七章 法律責任
??第四十一條 項目執(zhí)行機構(gòu)對基金會負有誠信義務，應誠實履行慈善公益項目，通過項目實施充分發(fā)揮資助資金的慈善公益效用，實現(xiàn)《招商局漳州開發(fā)區(qū)社區(qū)基金會章程》中規(guī)定的宗旨;項目申報、實施中如發(fā)現(xiàn)執(zhí)行機構(gòu)提交虛假資料、濫用、挪用資金等重大問題，基金會可隨時中止或終止項目協(xié)議，并依法追究執(zhí)行機構(gòu)及相關人員的法律責任。
??第四十二條 基金會人員應當遵守法律法規(guī)、規(guī)章制度、勞動紀律和職業(yè)道德，忠誠履行工作職責，不得利用職權(quán)謀取私利。工作中如發(fā)現(xiàn)有影響項目申報、評審、實施與管理或其他方面的不當行為，由基金會提出批評，造成嚴重后果的，可由基金會解聘、辭退。
第八章 附則
??第四十三條 本辦法自印發(fā)之日起實施。
??第四十四條 本辦法由基金會秘書處負責解釋。